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Vorsicht bei PDF- oder Fax-Rechnungen – Steuerberater Freinsheim

Immer öfter bekommt man Rechnungen als PDF-Datei gemailt. Hierzu sollten Sie wissen: Elektronisch versandte Rechnungen berechtigen nur unter ganz engen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug. Unter anderem müssen die Rechnungen nach einem komplizierten Verfahren digital signiert werden (§ 14 Abs. 3 UStG). Das ist jedoch bei einer normalen PDF-Datei nicht der Fall.

Unser Tipp: Bestehen Sie stets auf einer Papierrechnung. Jeder Unternehmer ist verpflichtet, Rechnungen auszustellen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Und wenn die PDF-Rechnung korrekt elektronisch signiert ist? Dann ist das im Prinzip OK. Allerdings müssen Sie Ihre elektronischen Rechnungen mit dem jeweiligen „öffentlichen Schlüssel“ so speichern, dass eine spätere Veränderung der Rechnung nicht mehr möglich ist, z. B. auf einer selbst gebrannten CD. Hand auf's Herz: Sind Sie wirklich EDV-Freak genug, um einem Betriebsprüfer in drei Jahren zu beweisen, dass eine elektronisch abgespeicherte Rechnung digital signiert wurde? Also lieber doch Papier.

Eine ausgedruckte PDF-Rechnung sieht doch genauso aus wie eine Papier-Rechnung? Wenn diese vom Fensterputzer oder vom Getränkemarkt um die Ecke kommt – vielleicht. Aber Rechnungen großer Unternehmen sehen auf Originalpapier garantiert anders aus, als wenn Sie selber das PDF ausdrucken.

Wie ist das mit Rechnungen per Fax? Das Finanzamt spielt nur mit, wenn eine Original-Rechnung von Uralt-Standard-Fax zu Uralt-Standard-Fax gefaxt wird. Computer-Faxe sind seit 2004 als Rechnung ungültig. Verwendet z. B. der Absender und/oder der Empfänger ein Computer-Fax oder läuft das Fax in Ihrer Firma auf einem Fax-Server ein, ist Essig mit dem Vorsteuerabzug. Denn den Vorsteuerabzug gibt es auch hier nur mit „qualifizierter elektronischer Signatur“. (A 184a  Abs. 5 UStR, BMF 29.01.04, Rz. 23/24, BStBl. I 04, 258)

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