Es gibt Rechnungen, von denen man schon vorher weiß, dass sie bei der nächsten Betriebsprüfung Sprengstoff in sich bergen.
Dazu gehören:
Rechnungen per Fax: Das Finanzamt spielt nur mit, wenn eine Original-Rechnung von Uralt Standard-Fax zu Uralt-Standard-Fax gefaxt wird (Abschn. 184a Abs. 5 Nr. 1 UStR). Computer-Faxe sind seit 2004 als Rechnung ungültig. Verwendet z. B. der Absender und/oder der Empfänger ein Computer-Fax oder läuft das Fax in Ihrer Firma auf einem Fax-Server ein (z. B. „ferrari-fax“), gibt es keinen Vorsteuerabzug. Den gibt es nur mit „qualifizierter elektronischer Signatur“ (A 184a Abs. 5 UStR u. BMF, 29.01.04, Rz. 23/24, DStR 04, 268).
Haben Sie noch ein Uralt-Fax mit Thermopapier? Das wäre zwar vom Übertragungsweg her OK. Aber Sie sind dann verpflichtet, diese Eingangsrechnungen „… durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, damit die Rechnungen zehn Jahre lang lesbar bleiben.“ (BMF, 29.01.04, Rz. 23, DStR 04, 268)
pdf-Dateien als Rechnung: Elektronisch versandte Rechnungen berechtigen nur zum Vorsteuerabzug, wenn sie nach einem komplizierten Verfahren digital signiert werden (§14 Abs. 3 UStG). Das ist jedoch bei einer normalen pdf-Datei nicht der Fall. Wenn die pdf-Rechnung tatsächlich elektronisch signiert ist, ist alles OK. Sind Sie aber in der Lage, einem Betriebsprüfer drei Jahre später genau diesen Umstand nachzuweisen, wenn er Sie nach der elektronischen Signatur fragt? Wenn ja, ist es gut. Wenn Sie EDV-technisch nicht SO fit sind, sollten Sie – vor allem bei größeren Rechnungen – zu Ihrer Sicherheit auf Papier bestehen.
Thermopapier aus Gaststätten und Tankstellen: Dieses Papier bleicht nach ein oder zwei Jahren aus und wird unlesbar. Wenn später ein Betriebsprüfer auf solchen Rechnungen nichts mehr identifizieren kann, tritt laut Verwaltungsanweisung folgendes Szenario ein: „In der Regel dürfte der Belegmangel dann nicht mehr heilbar sein. Die Folgen davon treffen die Rechnungsempfänger.“ (Abschn. 190b Abs. 6 Satz 2 UStR). Der Prüfer wird Ihnen also den Vorsteuerabzug streichen.
Deshalb: Kopieren Sie Tankbelege und Gasthausquittungen, und heften die Kopie hinter die Originale. Dann kann Ihnen bei einer Betriebsprüfung nichts passieren.
Ihr Steuerberater Maxdorf
Dienes + Weiß
