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Bestimmte Reiseaufwendungen darf der Arbeitgeber auch auf „Eigenbeleg“ erstatten – Steuerberater Freinsheim

So erstellen Sie einen Eigenbeleg

 

Eigenbeleg heißt: Sie erstellen ein Schriftstück, auf dem Sie unter der Überschrift „Eigenbeleg“ vermerken, wie viel Geld Sie wofür, wann und wo ausgegeben haben. Das Ganze versehen Sie dann noch mit Datum, Ort und Ihrer Unterschrift – fertig ist der Eigenbeleg.

 

Beispiel

 

Eigenbeleg

 

4,00 Euro für Gepäckaufbewahrung im Schließfach am 19. August 2010 am Hauptbahnhof in Hamburg.

 

Ort, Datum                                                                                                  … (Unterschrift)

 

Wichtig: Die Vorsteuer kann Ihr Unternehmen aus dem Eigenbeleg nicht ziehen, denn er erfüllt nicht die Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung.

 

 

Hier verwenden Sie einen Eigenbeleg

 

Ein Eigenbeleg kommt vor allem für folgende Aufwendungen in Betracht:

 

Beispiele für die Verwendung von Eigenbelegen

 

Aufwendungen für…

Beispiele

Blumen

Kauf bei Straßenhändler für Geschäftstermin

Gepäckaufbewahrung

Am Bahnhof während eines Geschäftstermins

Kopien

          Kopieren an öffentlichem Münzkopierer

          Honorierung an sich kostenlosen Kopierens bei Geschäftspartner durch Spende in die Kaffeekasse

Maut

Zahlung an Toll-Station ohne Quittung

Parken

Parken an Münzparkuhr

Taxigebühren im Ausland

Fahrer weigert sich, Quittung auszustellen

Telekommunikation

          Telefonieren aus öffentlicher Telefonzelle oder Münzfernsprecher

          E-Mail-Abruf über Internet an einem mit Münzen betriebenen PC

Trinkgeld

          Gepäck-/Kofferträger am Flughafen oder im Hotel

          Zimmermädchen für Zimmerreinigung

          Kellner/Kellnerin bei Bewirtung (üblich sind bis zu 10 Prozent des Rechnungsbetrages). Besser ist es, Gesamtbetrag für Speisen, Getränke und Trinkgeld quittieren zu lassen

          Garderobiere (bei kostenloser Aufbewahrung)

          Chauffeure (zum Beispiel Einparker oder Shuttle-Fahrer von Mietstationen zum Flughafen)

          Taxifahrer (üblich sind bis zu 10 Prozent des Fahrpreises). Besser ist es, Gesamtbetrag aus Fahrkosten und Trinkgeld quittieren zu lassen

Wichtig: Ein Eigenbeleg kann auch eine abhanden gekommene oder zerstörte Rechnung oder Quittung ersetzen. Typische Beispiele sind:

 

          Sie haben den Anzug mit der letzten Bewirtungsrechnung im Jackett in die Reinigung gegeben.

          Ihre Aktentasche mitsamt Belegen ist Ihnen gestohlen worden.

          Sie haben einen Beleg versehentlich mit der Verpackung weggeworfen.

          Sie haben Tankbelege im Auto liegen lassen; diese sind von der Sonne ausgebleicht worden und nicht mehr lesbar.

 

In diesen Fällen sollten Sie zunächst den Leistungserbringer um einen Ersatzbeleg (Zweitausfertigung der Rechnung oder Quittung) bitten. Dann gibt es auch wieder den Vorsteuerabzug. Ist das nicht möglich, sollten Sie einen Eigenbeleg in gleicher Höhe wie der Rechnungs- oder Quittungsbetrag erstellen. Das ist einfach, wenn Sie mit EC- oder Kreditkarte gezahlt haben. Bei Bargeschäften aber versagt das Erinnerungsvermögen oft sehr schnell. Dann hilft Ihnen nur eines: schätzen!

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